1. Caracterización de las delegaciones con 15 días de anticipación, la cual debe ser entregada con todos los recaudos solicitados por la División de Cultura (Acta Compromiso, Fotocopia de la Partida de Nacimiento del niño o niña, Cédula de Identidad de representante y el participante y permiso por el CMDNNA).
2. Recibimiento de las delegaciones (Prendedores identificando la localidad donde se realiza en Encuentro u otros incentivos).
3. Preparar equipo logístico para la atención de las delegaciones (Padrinos) que garantizarán el cumplimiento del suministro logístico a las mismas según el horario establecido.
4. La alimentación e hidratación debe ser garantizada por la organización, tomando en cuenta la prioridad en los niños, niñas y adolescentes participantes.
5. La merienda o almuerzo debe ser garantizado por la organización. En tal sentido, las delegaciones deben venir desayunados.
6. Todas las delegaciones deben traer cotillones según la cantidad registrada con anticipación para intercambiarlas con las otras delegaciones.
7. Las palabras de aperturas al encuentro deben orientarse por: Jefe de Municipio Escolar (Municipal) o Coordinador Municipal de Nivel, Director o Coordinador Académico (Parroquial).
8. La animación del Encuentro debe ser orientada por el enlace de cultura o formación docente para el seguimiento y control de los procesos pedagógicos culturales que se desarrollaran en la actividad, tomando en cuenta la participación de todo el Consejo Educativo.
9. Para los encuentros NO se utilizará la figura de JURADOS CALIFICADORES, ya que lo que se busca es el intercambio de saberes y Haceres Culturales entre los participantes para propiciar espacios de paz. En tal sentido, la comunidad u otros colectivos son partes de los procesos pedagógicos y reivindicación de nuestros patrimonios culturales.
10. La invitación para las siguientes fases de los encuentros será de responsabilidad de la Zona Educativa (Equipos Municipales y regionales), tomando en cuenta la apreciación pública de las muestras, a través de los participantes e invitados.
